PENGAMANAN PENANDATANGAN NASKAH/SURAT DINAS
BAB I
PENDAHULUAN
A. Latar
Belakang
Pengamanan
penandatanganan naskah atau surat dinas merupakan topik penting dalam konteks
manajemen administrasi dan keamanan informasi. Latar belakang makalah ini dapat
dibagi ke dalam beberapa aspek utama, termasuk pentingnya surat dinas dalam
organisasi, risiko yang terkait dengan penandatanganan dokumen, serta praktik
dan teknologi yang digunakan untuk memastikan keamanan proses penandatanganan.
Surat dinas atau
naskah resmi memainkan peran sentral dalam komunikasi dan pengambilan keputusan
dalam organisasi. Dokumen-dokumen ini dapat mencakup memo, surat resmi,
laporan, dan berbagai bentuk komunikasi tertulis lainnya yang memiliki
implikasi hukum dan administratif. Sebagai bagian dari proses bisnis, surat
dinas sering kali memuat informasi sensitif yang memerlukan perlindungan dan
penanganan yang tepat.
Penandatanganan
surat dinas atau dokumen resmi memiliki risiko yang signifikan. Penipuan tanda
tangan, pemalsuan dokumen, dan akses yang tidak sah merupakan beberapa risiko
yang dapat mengganggu integritas dan keabsahan dokumen. Risiko ini dapat
berdampak pada kredibilitas organisasi dan kepercayaan pemangku kepentingan.
Untuk mengatasi
risiko tersebut, berbagai praktik dan teknologi telah dikembangkan untuk
mengamankan proses penandatanganan dokumen. Teknologi digital seperti tanda
tangan elektronik dan enkripsi telah menjadi alat penting dalam memastikan
keamanan dan otentisitas dokumen. Selain itu, praktik keamanan yang baik,
seperti kontrol akses dan audit trail, juga memainkan peran penting dalam
menjaga integritas dokumen.
B. Rumusan
Masalah
1.
Bagaimana
pengamanan naskah/surat dinas ?
2.
Bagaimana
penentuan Katagori klasifikasi Keamanan ?
C.
Tujuan Penelitian
1.
Bagaimana
pengamanan naskah/surat dinas ?
2.
Bagaimana
penentuan Katagori klasifikasi Keamanan ?
BAB II
PEMBAHASAN
A.
Pengamanan Surat Naskah/ Dinas
Pengamanan naskah
atau surat dinas adalah elemen penting dalam dunia bisnis dan pemerintahan.
Dengan adanya kemajuan teknologi, berbagai metode pengamanan telah berkembang,
memberikan tingkat keamanan yang berbeda-beda sesuai dengan kebutuhan dan
situasi. Salah satu tantangan terbesar dalam mengamankan dokumen adalah menjaga
keseimbangan antara aksesibilitas dan keamanan. Di satu sisi, dokumen perlu
mudah diakses oleh pihak yang berwenang, namun di sisi lain, harus dijaga agar
tidak jatuh ke tangan yang tidak berwenang.[1]
Enkripsi adalah
salah satu metode paling populer untuk melindungi dokumen. Enkripsi melibatkan
proses mengubah informasi atau data menjadi bentuk yang tidak dapat dipahami
tanpa kunci atau metode tertentu untuk mendekripsi kembali. Dalam konteks surat
dinas, enkripsi memastikan bahwa hanya pihak yang memiliki kunci atau otoritas
yang dapat membaca dan memahami konten dokumen.[2]
Metode enkripsi
yang umum digunakan termasuk enkripsi simetris dan asimetris. Enkripsi simetris
menggunakan satu kunci yang sama untuk mengenkripsi dan mendekripsi data. Kunci
ini harus dijaga kerahasiaannya dan hanya diberikan kepada pihak yang berwenang.
Sementara itu, enkripsi asimetris menggunakan dua kunci berbeda, yaitu kunci
publik dan kunci pribadi. Kunci publik digunakan untuk mengenkripsi data,
sementara kunci pribadi digunakan untuk mendekripsi. Pendekatan ini memberikan
tingkat keamanan yang lebih tinggi karena hanya pemilik kunci pribadi yang
dapat mendekripsi data.[3]
Enkripsi digunakan
secara luas dalam berbagai sektor, termasuk pemerintahan, keuangan, dan bisnis.
Misalnya, dalam pemerintahan, enkripsi digunakan untuk melindungi dokumen
rahasia negara dan komunikasi diplomatik. Dalam sektor keuangan, enkripsi
melindungi transaksi dan data nasabah. Dalam dunia bisnis, enkripsi membantu
menjaga kerahasiaan informasi sensitif seperti rencana bisnis dan data
karyawan.
Menurut Tan Thong
Kie Tanda tangan digital adalah metode lain untuk mengamankan dokumen. Konsep
ini memungkinkan verifikasi keaslian dan integritas dokumen tanpa harus
menggunakan media fisik. Tanda tangan digital bekerja dengan menggunakan teknik
kriptografi untuk menghasilkan tanda tangan unik yang dapat divalidasi oleh
pihak lain.[4]
Prinsip kerja
tanda tangan digital melibatkan penggunaan kunci pribadi untuk menghasilkan
tanda tangan yang unik berdasarkan isi dokumen. Tanda tangan ini kemudian dapat
diverifikasi oleh penerima dengan menggunakan kunci publik dari pengirim. Jika
tanda tangan cocok dengan dokumen, maka dapat dipastikan bahwa dokumen tersebut
belum diubah sejak ditandatangani dan bahwa pengirim adalah orang yang sah.
Atmojo juga
menjelaskan bahwa penggunaan tanda tangan digital memberikan beberapa
keuntungan. Pertama, tanda tangan digital mengurangi risiko pemalsuan dokumen
karena setiap tanda tangan bersifat unik dan sulit untuk direkayasa. Kedua,
tanda tangan digital mempermudah proses verifikasi, mengurangi kebutuhan akan
dokumen fisik, dan mempercepat alur kerja. Ketiga, tanda tangan digital juga
membantu mengurangi dampak lingkungan karena mengurangi penggunaan kertas dan
sumber daya fisik lainnya.[5]
Selain teknologi
digital, langkah-langkah keamanan fisik juga merupakan bagian penting dalam
pengamanan naskah atau surat dinas. Keamanan fisik melibatkan tindakan-tindakan
yang mencegah akses fisik yang tidak sah ke dokumen dan sumber daya. Contoh
tindakan keamanan fisik termasuk penyimpanan dokumen dalam brankas atau ruang
aman, penggunaan sistem akses terbatas, dan penggunaan kamera pengawas atau
penjaga keamanan.
Brankas atau ruang
aman adalah tempat yang dirancang khusus untuk menyimpan dokumen berharga atau
sensitif. Brankas biasanya terbuat dari bahan yang tahan api dan tahan bongkar,
sehingga memberikan perlindungan ganda terhadap pencurian dan bencana alam. Ruang
aman biasanya dilengkapi dengan sistem keamanan yang canggih, seperti kunci
biometrik atau sidik jari, untuk memastikan hanya pihak yang berwenang yang
dapat mengaksesnya.
Sistem akses
terbatas juga penting dalam keamanan fisik. Sistem ini memastikan bahwa hanya
orang-orang tertentu yang dapat memasuki area atau membuka dokumen tertentu.
Akses bisa diatur melalui penggunaan kartu akses, kunci elektronik, atau metode
identifikasi lainnya. Dengan sistem akses terbatas, perusahaan atau organisasi
dapat melacak siapa saja yang memasuki area tertentu atau mengakses dokumen
tertentu, sehingga memudahkan dalam mendeteksi aktivitas yang mencurigakan.[6]
Pengamanan surat
dinas, termasuk enkripsi, tanda tangan digital, dan keamanan fisik, memiliki
keterkaitan dengan prinsip-prinsip keislaman dalam berbagai cara. Berikut
adalah beberapa cara untuk menghubungkan pengamanan dokumen dengan ajaran
Islam:
1. Menjaga Amanah:
Islam mengajarkan pentingnya menjaga amanah
dan kepercayaan. Pengamanan dokumen dengan teknologi enkripsi dan tanda tangan
digital adalah cara untuk menjaga amanah. Dalam hal ini, menjaga dokumen dari
akses tidak sah dan pemalsuan merupakan tindakan yang mencerminkan komitmen
terhadap kepercayaan yang diberikan.
2. Mencegah
Kebocoran Informasi Sensitif:
Dalam Islam, ada nilai tinggi yang diberikan
pada privasi dan kerahasiaan. Penggunaan enkripsi dan keamanan fisik untuk
melindungi dokumen sensitif adalah cara untuk menjaga privasi informasi. Hal
ini sejalan dengan prinsip Islam yang menghargai kerahasiaan dan melarang
penyebaran informasi rahasia tanpa izin.
3. Menjaga
Kejujuran dan Integritas:
Tanda tangan digital membantu memastikan
keaslian dokumen dan mencegah pemalsuan. Kejujuran adalah salah satu nilai inti
dalam Islam, dan metode ini membantu memastikan bahwa dokumen yang
ditandatangani adalah sah dan belum dimanipulasi. Penggunaan teknologi yang
memastikan integritas dokumen mencerminkan nilai kejujuran dalam Islam.
4. Menjaga
Keselamatan dan Keamanan:
Keamanan fisik dan penggunaan brankas untuk
dokumen penting menunjukkan perhatian terhadap keselamatan dan keamanan. Islam
menekankan pentingnya menjaga keamanan individu dan komunitas. Dengan menjaga
dokumen sensitif dalam brankas atau ruang aman, risiko pencurian atau kerusakan
dapat diminimalkan, sesuai dengan prinsip menjaga keamanan.
5. Menghindari
Kebingungan dan Fitnah:
Dengan langkah-langkah keamanan yang ketat,
risiko terjadinya kesalahpahaman atau fitnah dapat diminimalkan. Islam
mendorong umatnya untuk menghindari fitnah dan menjaga kehormatan sesama.
Dengan menggunakan tanda tangan digital dan metode lain untuk memverifikasi
keaslian dokumen, risiko penyebaran informasi palsu atau fitnah dapat ditekan.
6. Melindungi Hak
Milik:
Dalam Islam, hak milik sangat dihormati, dan
segala bentuk pencurian atau perampasan adalah terlarang. Pengamanan dokumen
dengan metode enkripsi dan tanda tangan digital dapat membantu melindungi hak
milik seseorang atau perusahaan, mencegah pencurian atau penggunaan tanpa izin.
Alqur’an dalam surah al-isra : 36 yang berbunyi :
وَلَا تَقْفُ مَا لَيْسَ لَكَ بِهٖ عِلْمٌ ۗاِنَّ السَّمْعَ وَالْبَصَرَ وَالْفُؤَادَ كُلُّ اُولٰۤىِٕكَ كَانَ عَنْهُ مَسْـُٔوْلًا
“Dan janganlah kamu mengikuti sesuatu yang tidak kamu
ketahui. Karena pendengaran, penglihatan dan hati nurani, semua itu akan diminta
pertanggungjawabannya.”
Dalam ayat tersebut menjelaskan walaupun orang lain
tidak mengetahui apa yang sedang dikerjakan atau kecurangan dalam bentuk apapun
terhadap dokumen bentuk apapun maka, apa yang dia lakukan akan diminta
pertanggung jawabannya.
Dengan demikian, pengamanan surat dinas mencerminkan
nilai-nilai keislaman seperti menjaga amanah, kejujuran, privasi, dan keamanan.
Pendekatan yang berlapis-lapis dalam melindungi dokumen juga sesuai dengan
prinsip kehati-hatian dan perlindungan terhadap kebocoran informasi.
B.
Katagori klasifikasi Keamanan
Pengelompokan dokumen berdasarkan tingkat
kerahasiaannya adalah praktik yang membantu melindungi informasi sensitif dari
akses yang tidak sah. Penentuan kategori klasifikasi keamanan ini mencakup
penilaian terhadap dampak yang mungkin terjadi jika informasi tersebut bocor,
serta siapa yang berhak mengaksesnya.
Pada level paling dasar, dokumen yang bersifat
"terbuka" dapat diakses oleh siapa saja tanpa batasan. Dokumen ini
biasanya bersifat publik dan tidak memerlukan tindakan keamanan khusus.
Sebaliknya, dokumen "rahasia" hanya boleh diakses oleh orang-orang
dengan izin khusus, karena isinya berpotensi membahayakan jika jatuh ke tangan
yang salah. Terakhir, dokumen "sangat rahasia" memerlukan
perlindungan ketat dan hanya dapat diakses oleh individu yang telah melalui
proses verifikasi khusus. Informasi ini bisa terkait dengan keamanan nasional
atau rahasia perusahaan yang sangat sensitif.
Dalam penentuan klasifikasi keamanan, penting untuk
mempertimbangkan asal-usul informasi, potensi dampak jika bocor, dan kebutuhan
akses dari berbagai pihak. Dokumen yang berasal dari sumber rahasia umumnya
memiliki tingkat keamanan yang lebih tinggi. Selain itu, menentukan tindakan
keamanan yang tepat, seperti enkripsi, kontrol akses, dan log aktivitas, juga
menjadi bagian penting dari proses klasifikasi.
Penerapan klasifikasi keamanan harus diikuti dengan
kebijakan yang jelas dalam organisasi. Setiap orang yang memiliki akses ke
dokumen perlu memahami klasifikasi tersebut dan tahu cara menjaga keamanannya.
Pelatihan dan kesadaran karyawan juga memainkan peran penting untuk memastikan
semua orang tahu cara menangani informasi berdasarkan klasifikasinya.
Selain itu, teknologi dapat membantu dalam menjaga
keamanan dokumen. Penggunaan enkripsi untuk melindungi data, kontrol akses
untuk membatasi siapa yang dapat melihat dokumen, dan sistem pemantauan untuk
mendeteksi aktivitas mencurigakan adalah beberapa contoh tindakan keamanan yang
efektif.
Manajemen siklus hidup dokumen juga perlu
diperhatikan. Dokumen harus diklasifikasikan ulang jika terjadi perubahan
kebutuhan akses atau sensitivitasnya. Jika dokumen tidak lagi memerlukan
perlindungan tertentu, tindakan untuk menghapus atau mendaur ulang dokumen
tersebut harus dilakukan dengan cara yang aman.
Akhirnya, untuk memastikan bahwa klasifikasi keamanan
tetap efektif, organisasi harus melakukan pengawasan dan audit secara berkala.
Hal ini memastikan bahwa kebijakan diikuti dengan benar dan tindakan keamanan
diterapkan secara konsisten.
Dalam konteks praktis, penerapan klasifikasi keamanan
dapat dilihat dalam berbagai sektor. Misalnya, di pemerintahan, dokumen-dokumen
sensitif diklasifikasikan sebagai "rahasia" atau "sangat
rahasia" dengan akses terbatas kepada pejabat tertentu. Di perusahaan
teknologi, klasifikasi digunakan untuk melindungi rahasia dagang dan informasi
produk. Sementara itu, di sektor layanan kesehatan, klasifikasi keamanan
membantu menjaga kerahasiaan data pasien sesuai dengan peraturan privasi.
Secara keseluruhan,
klasifikasi keamanan adalah alat penting untuk melindungi informasi sensitif.
Dengan memahami prinsip-prinsip klasifikasi dan menerapkan praktik terbaik,
organisasi dapat menjaga kerahasiaan informasi dan mengurangi risiko akses yang
tidak sah.
BAB III
PENUTUP
Surat dinas memainkan peran
penting dalam organisasi karena seringkali memuat informasi sensitif yang
memerlukan perlindungan dan penanganan yang tepat. Tantangan utama dalam proses
penandatanganan adalah risiko penipuan tanda tangan, pemalsuan dokumen, dan
akses yang tidak sah, yang dapat mengancam integritas dan keabsahan dokumen.
Untuk mengatasi masalah ini, berbagai praktik dan teknologi, seperti tanda
tangan digital, enkripsi, dan keamanan fisik, telah dikembangkan. Enkripsi,
misalnya, memastikan bahwa hanya pihak yang memiliki kunci atau otoritas yang
dapat membaca dokumen, sementara tanda tangan digital memungkinkan verifikasi
keaslian dan integritas dokumen. Langkah-langkah keamanan fisik, seperti
brankas dan sistem akses terbatas, juga membantu mencegah akses yang tidak sah.
Selain itu, klasifikasi keamanan membantu mengelompokkan dokumen berdasarkan
tingkat kerahasiaannya, memastikan bahwa hanya individu yang berwenang yang
dapat mengakses dokumen sensitif. Pendekatan yang berlapis-lapis ini sejalan
dengan prinsip-prinsip keislaman, seperti menjaga amanah, kejujuran, privasi,
dan keamanan, sekaligus menjaga dokumen dari tindakan curang atau penggunaan
yang tidak sah.
DAFTAR PUSTAKA
Atmojo. 2020. Penerapan Internet Untuk Bisnis. Yogyakarta:
Ghalia Indonesia.
Duranti, Luciana., & Corinne Rogers. 2012. Trust in
digital records: An increasingly cloudy legal area. Computer Law and Security
Review, 28(5), 522–531. https://doi.org/10.1016/j.clsr.2012.07.009
Kie, Tan Thong. 2007. Studi Notariat dan Serba-Serbi
Praktek Notaris. Jakarta : PT. Ichtiar Baru Van Hoeve.
Muttaqin, Khairul, and Jefril Rahmadoni. 2020. “Analysis
And Design of File Security System AES (Advanced Encryption Standard)
Cryptography Based”. Journal of Applied Engineering and Technological Science
(JAETS) 1 (2):113-23. https://doi.org/10.37385/jaets.v1i2.78.
Widjaja, E. Andree, Hery Hery, and David Habsara Hareva.
2021. “The Office Room Security System Using Face Recognition Based on
Viola-Jones Algorithm and RBFN”. INTENSIF: Jurnal Ilmiah Penelitian Dan
Penerapan Teknologi Sistem Informasi 5 (1), 1-12. https://doi.org/10.29407/intensif.v5i1.14435.
Wijaya, Bayu Angga, M Harahap, and Siti Aisyah. 2020.
“Perancangan Aplikasi Enkripsi Data Menggunakan Algoritma XXTEA”. Jurnal Sistem
Informasi Dan Ilmu Komputer Prima(JUSIKOM PRIMA) 3 (2):7-12. https://doi.org/10.34012/jusikom.v3i2.847.
[1] Duranti, Luciana.,
& Corinne Rogers. 2012. Trust in digital records: An increasingly cloudy
legal area. Computer Law and Security Review, 28(5), 522–531. https://doi.org/10.1016/j.clsr.2012.07.009 Hal. 523-525
[2] Wijaya, Bayu Angga, M
Harahap, and Siti Aisyah. 2020. “Perancangan Aplikasi Enkripsi Data Menggunakan
Algoritma XXTEA”. Jurnal Sistem Informasi Dan Ilmu Komputer Prima(JUSIKOM
PRIMA) 3 (2):7-12. https://doi.org/10.34012/jusikom.v3i2.847. Hal 7
[3] Muttaqin, Khairul, and
Jefril Rahmadoni. 2020. “Analysis And Design of File Security System AES
(Advanced Encryption Standard) Cryptography Based”. Journal of Applied
Engineering and Technological Science (JAETS) 1 (2):113-23. https://doi.org/10.37385/jaets.v1i2.78. Hal. 113-114
[4] Kie, Tan Thong. 2007.
Studi Notariat dan Serba-Serbi Praktek Notaris/ PT. Ichtiar Baru Van Hoeve,
Jakarta: 2007, hlm 473
[5] Atmojo, Penerapan
Internet Untuk Bisnis,Ghalia Indonesia, Yogyakarta: 2020, hlm. 56.
[6] Widjaja, E. Andree,
Hery Hery, and David Habsara Hareva. 2021. “The Office Room Security System
Using Face Recognition Based on Viola-Jones Algorithm and RBFN”. INTENSIF:
Jurnal Ilmiah Penelitian Dan Penerapan Teknologi Sistem Informasi 5 (1), 1-12. https://doi.org/10.29407/intensif.v5i1.14435. Hal 2-3